pengertian rapat, laporan dan kepuasan pelanggan

RAPAT

Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari dan ke manajer. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan operasional dalam organisasi. Rapat yang efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral karyawan. Secara umum, rapat merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan menyita banyak waktu Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi oleh pemimpin rapat dan persiapan serta tehnik yang digunakan peserta rapat. Bagaimana membuat rapat-rapat anda efektif? Untuk mengetahuinya kita bisa belajar dari berbagai sebab kenapa rapat tidak efektif. Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:

  1.  Sasaran dan tujuan rapat yang tidak jelas. Hal ini bisa terjadi karena rapat di selenggarakan berdasarkan kesepakatan waktu bahwa ” kita selalu rapat pada hari senin” sehingga ada tujuan atau tidak setiap hari senin mengadakan rapat.
  2. Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tidak ada arah yang jelas, peserta tidak mempunyai gambaran tujuan rapat, keputusan-keputusan yang diambil serta kewajiban-kewajiban yang harus di emban.
  3. Kumunikasi satu arah. Pemimpin rapat menyampaikan informasi-informasi dan dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat. Dalam kasus ini mungkin dengan mengirimkan surat edaran atau memo lebih efektif dilakukan.
  4. Peserta biasanya enggan bicara. Keengganan ini bisa di sebabkan karena peserta malu-malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena takut apa yang di sampaikan akan menimbulkan reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta lain. Mereka memilih bungkam dan apabila di minta melaporkan akan menjawab bahwa tidak ada yang perlu dilaporkan.
  5. Setiap ide baru yang diketengahkan di hancurkan atau di terima tanpa diskusi. Hal ini bisa terjadi pada suasana rapat yang negative sehingga orang enggan menyampaikan ide baru. Setiap ide yang muncul tidak disetujui oleh pimpinan rapat tanpa diskusi lebih dahulu. Sebaliknya kalau ada usulan dari pimpinan atau orang yang berpengariuh langsung di setujui tanpa dibahas secara memadai.
  6. Konflik pribadi. Hal ini bisa terjadi karena konflik pribadi di bawa dalam rapat. Orang-orang saling menyerang untuk menari muka di hadapan pemimpin rapat.
  7. Hasil rapat tidak ada tindakan. Akibat dari tidak ada tindak lanjut dari rapat, maka pasalah yang sama bisa di bahas dalam rapat demi rapat dan menghabiskan banyak waktu. Tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab untuk memfolow up menjadi salah satu factor tidak adanya tindak lanjut.

 

Rapat yang efektif akan memberikan banyak manfaat baik bagi pemimpin rapat maupun peserta rapat yang lain. Bagi pemimpin, rapat bisa memberikan manfaat yaitu:

  1. Meningkatkan keefektifan tim dan komunikasi dalam unit anda. Ketika hubungan hanya dibangun dalam kerja, memungkinkan kita tidak seimbang dalam memberikan perhatian kepada anggota unit kita. Dalam rapat, kita bisa member perhatian kepada semua staf kita baik secara individu maupun kelompok.
  2. Mendorong orang untuk mengulas kembali apa yang sedang mereka kerjakan dan kemanjuan dalam pencapaiannya.
  3. Meningkatkan kualitas kita dalam mengambil keputusan. Keputusan yang baik sering tergantung pada bagaimana peserta rapat memberikan masukan dan mendiskusikannya dengan bebas dan penuh semangat dari berbagai pandangan yang berbeda.
  4. Membantu mengembangkan staf. Peserta rapat bisa menyampaikan usulannya, laporan tentang pekerjaan mereka dengan presentasi-presentasi kecil sehingga menjadi peluang mereka untuk berkembang.

Bagi peserta rapat, manfaat yang bisa diperoleh adalah :

  1. Mendapatkan gambaran sekilas tentang organisasi dan gambaran masa depan. Rapat bisa membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan cepat.
  2. Mendorong kerja sama tim dan semangat tim. Dalam rapat yang efektif, setiap peserta bisa merangsang peserta yang lain untuk ikut memberikan sumbang sarannya.
  3. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan umpan balik kepada manajer dan pada satu sama lain. Peserta bisa belajar tentang manajerial dan tentang masalah lain dari peserta lain.

Bagaimana penyelenggaraan rapat yang efektif? Ada 10 langkah untuk mengelola rapat yang efektif.

  1. Mulailan tepat waktu.
  2. Nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas.
  3. Mencatat jalannya rapat
  4. Pastikan semua topic dibahas
  5. Arahkan pertemuan kearah pengambilan keputusan
  6. Mengelola penggunaan waktu
  7. Mengelola konflik
  8. Mengendalikan rapat
  9. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan.
  10. Akhiri tepat waktu.

 

Mengelola Rapat Efektif adalah salah satu komponen yang paling penting untuk penggunaan efektif dari waktu Anda. Begitu banyak orang mengutip membosankan, pertemuan tidak produktif sebagai sebuah ‘buang waktu’, bahwa beberapa rasa itu semua adalah diperlukan.

Mengelola Pertemuan akan membantu Anda membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda, sementara mengakui nilai luar biasa dari mereka memanfaatkan peluang nyata, di mana orang berkumpul bersama dalam cara, pertumbuhan generatif terfokus.

 

Sepuluh Cara untuk menjadi lebih baik di Mengelola Rapat

  1. Memiliki sebuah Proses
    Mulai kecil – belajar sebagai Anda pergi – tapi mulai Buat agenda yang jelas dan mengedarkan dengan informasi yang akan dibaca terlebih dahulu!. Menghasilkan kesepakatan proses ketika benar-benar dalam pertemuan tersebut.
  2. Siapa Datang!
    Pastikan bahwa hanya orang-orang yang relevan menghadiri pertemuan-pertemuan Anda, mereka dipersiapkan dengan baik dan bahwa peran dalam pertemuan tersebut jelas didelegasikan (lihat di atas).
  3. Stick untuk Tujuan
    Dengan agenda yang tepat dan orang yang tepat, sangat penting bahwa setiap orang melekat pada alasan untuk pertemuan dan perjanjian yang dibuat untuk item ‘taman’ yang muncul di luar lingkup pertemuan. Kemudian fasilitas dibuat untuk menindaklanjuti ini. Mereka penting untuk seseorang.
  4. Memiliki Struktur suatu
    Dengan agenda yang jelas Anda, memastikan bahwa semua komponen yang Anda butuhkan untuk membuat pekerjaan pertemuan yang sebenarnya, untuk menciptakan hasil yang Anda butuhkan, hadir.
  5. Menggelinding
    Dapatkan jelas dengan pertemuan pasca-tindakan dan skala waktu dan mendapatkan semua orang untuk mendaftar untuk akuntabilitas mereka di tempat. Rapat mendapatkan frustasi jika tidak ada yang terjadi dari satu pertemuan ke yang berikutnya.
  6. Jujurlah
    Dalam struktur terorganisasi pertemuan, jujur ​​satu sama lain dengan umpan balik pada saat atau di akhir – ini terdengar menakutkan, tapi tidak. Menerima tantangan dan tumbuh.
  7. Mainkan Game
    Sebagai anggota pertemuan yang telah Anda bagian Anda untuk bermain – itu mungkin sulit untuk menerima, tetapi Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda berhenti menarik peringkat – menjadi sama dengan orang-orang Anda dan tetap berpegang pada aturan semua orang pertemuan.
  8. Buat sebuah Budaya
    Dengan menghormati satu sama lain dalam pertemuan, Anda akan tumbuh bersama-sama dan budaya, mendukung mendorong akan berkembang. Ini memiliki dampak yang lebih luas dari sekedar pertemuan. Ini adalah tentang tim, pengembangan kinerja, dan banyak lagi!
  9. Semua orang Tahu
    Ada kebutuhan bagi orang untuk melakukan hal-hal dalam rapat. Seperti memfasilitasi hasil (yang Anda mungkin ingin untuk melakukan outsourcing); seperti melacak waktu, mengambil catatan; daftar out-of-lingkup dan poin tindakan catatan, dll
  10. Tinjauan Kinerja teratur
    Dengan memiliki struktur di tempat untuk pertemuan kajian pasca-(harfiah 10 menit di akhir agenda), Anda semua akan belajar dan tumbuh.

 

CARA MENYUSUN LAPORAN

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

 

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.

  1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
  2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
  3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
  4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
  5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.

  • Tahap Persiapan
    Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
  • Pengumpulan dan Penyajian Data
    Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
    dan penyajian data
  • Sistematika Laporan
    Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
  • Penulisan Laporan
    Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

 

Sistematika Laporan :

  1. 1. Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

  1. Latar belakang kegiatan.
  2. Dasar hukum kegiatan.
  3. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
  4. Ruang lingkup isi laporan.
  1. 2. Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

  1. Jenis kegiatan.
  2. Tempat dan waktu kegiatan.
  3. Petugas kegiatan.
  4. Persiapan dan rencana kegiatan.
  5. Peserta kegiatan.
  6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
  7. Kesulitan dan hambatan.
  8. Hasil kegiatan.
  9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
  1. 3. Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Laporan diusahakan agar :

  1. Singkat dan padat.
  2. Runtut atau sistimatis.
  3. Mudah dipahami isinya.
  4. Isinya lengkap.
  5. Menarik penyajiannya.
  6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
  7. Tepat pada waktunya.

Lain – lain.

a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )

b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.

c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )

 

KEPUASAN PELANGGAN

Kepuasan pelanggan adalah suatu keadaan dimana keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan dipenuhi. Suatu pelayanan dinilai memuaskan bila pelayanan tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

1. Day, menyatakan bahwa kepuasan atau kepuasan pelanggan adalah respon
pelanggan terhadap evaluasi ketidaksesuaian atau dikonfirmasi yang dirasakan
antara harapan sebelumnya (harapan dan kinerja lainnya) dan kinerja aktual
produk yang dirasakan setelah pemakainya.
2. Engel, et.al, mengungkapkan bahwa kepuasan pelanggan merupakan evaluasi
purnabeli dimana alternatif yang dipilih sekurang-kurangnya memberikan
hasil (Out Come) sama atau melampaui harapan pelanggan.
3.  Kottler, menandakan bahwa kepuasan pelanggan adalah tingkat perasaan
seseorang setelah membandingkan kinerja (hasil) yang is rasakan
dibandingkan dengan harapannya.

 

Pengukuran kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam menyediakan pelayanan yang lebih baik, lebih efisien dan lebih efektif. Apabila pelanggan merasa tidak puas terhadap suatu pelayanan yang disediakan, maka pelayanan tersebut dapat dipastikan tidak efektif dan tidak efisien.

Tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan merupakan faktor yang penting dalam mengembangkan suatu sistim penyediaan pelayanan yang tanggap terhadap kebutuhan pelanggan, meminimalkan biaya dan waktu serta memaksimalkan dampak pelayanan terhadap populasi sasaran.

Terdapat beberapa cara untuk mengukur kepuasan pelanggan, tetapi makalah ini menguraikan satu cara sederhana yang telah digunakan di subsektor peternakan, perdasarkan penilaian petani terhadap dua isu penting yaitu:

  1. tingkat kepentingan pelayanan yang diberikan
  2. kinerja pemberi pelayanan didalam memberikan pelayanannya.

Dalam rangka mengembangkan suatu mekanisme pemberian pelayanan yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan, perlu mengetahui hal-hal berikut:

  1. Mengetahui apa yang pelanggan pikirkan tentang anda, pelayanan anda, dan pesaing anda.
  2. Mengukur dan meningkatkan kinerja anda.
  3. Mempergunakan kelebihan anda kedalam pemilahan pasar.
  4. Memanfaatkan kelemahan anda ke dalam peluang pengembangan – sebelum orang lain memulainya.
  5. Membangun wahana komunikasi internal sehingga setiap orang tahu apa yang mereka kerjakan.
  6. Menunjukkan komitmen anda terhadap kualitas dan pelanggan anda
    Umpan balik dan informasi merupakan elemen yang penting dalam membangun sistem pemberian pelayanan yang efektif, termasuk:
    • Tingkat kepuasan pelanggan
    • Kualitas pelayanan

 

 

 

 

 

 

 

About these ads

Perihal mtcdempet
wong dempet kecamatan dempet kabupaten demak jawatengah indonesia

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.